26ste Oncologiedagen live vanuit Papendal!

Er kon gelukkig ook heel veel wél de afgelopen maanden. Niet zoals we gewend zijn, maar wel op een andere, nieuwe of misschien wel onverwachte manier. Ook in onze eigen regio werd een legio aan inspirerende congressen georganiseerd. Ze pasten elk op hun eigen manier binnen de maatregelen: omdat ze digitaal plaatsvonden, hybride waren of een andere creatieve invulling gaven. Met deze positieve minireeks over inspirerende congressen bij de leukste evenementenlocaties in de regio Veluwe, Arnhem, Nijmegen willen we 2021 graag inspirerend beginnen! Pepijn Klerkx van Congress Care trapt af. Hij organiseerde de 26^ste Oncologiedagen – dit keer digitaal – vanuit Hotel Papendal.

Volledig digitaal
Als professionele congresorganisatie is Congress Care al 25 jaar dé specialist voor medische congressen. Het was dit jaar dan ook al de 20^ste keer dat ze met de jaarlijkse Oncologiedagen van de Nederlandse Vereniging voor Medische Oncologie zouden terugkeren naar Hotel Papendal in de Arnhemse bossen. Terugkeren deden ze, maar wél op een andere manier dan verwacht. De 26^ste Oncologiedagen vonden dit jaar namelijk volledig digitaal plaats. Pepijn Klerkx: ‘Om het congres ook dit jaar plaats te laten vinden moest er flink wat veranderen. Meebewegend met de steeds veranderende maatregelen hebben we steeds verschillende scenario’s uitgewerkt. Flink schakelen dus!’

Voorbeeldfunctie
‘Los van wat er kon en mocht op dat moment, hebben de artsen die de Oncologiedagen bezoeken natuurlijk een voorbeeldfunctie’, vertelt Pepijn. ‘Op Papendal hadden ze het 1,5-meterprotocol meer dan op orde. Superbelangrijk voor iedereen, maar voor onze doelgroep nóg zwaarwegender.’ In het eerste scenario – er werd toen nog uitgegaan van honderd aanwezige personen – mochten mensen kiezen of ze het programma online of op Papendal wilden volgen. Al snel werd er afgeschaald naar maximaal dertig aanwezigen. Toen besloten we alleen alle sprekers naar Papendal te laten komen. In het uiteindelijk uitgevoerde vierde scenario zijn enkel de sessievoorzitters op locatie geweest voor de opnames.’ Hotel Papendal liep voorop wat betreft het aanbieden van mogelijkheden voor livestreams en hybride- of digitale evenementen. Pepijn: ‘Papendal bood al snel mogelijkheden voor livestreams aan, waardoor zij hier ook als locatie al ervaring mee hadden opgedaan. Zo konden ze goed met ons meedenken. Wat werkt wel en wat werkt niet? Bovendien moet de standaardservice van de locatie hoog zijn. Omdat wij werken met geaccrediteerde nascholing stellen we bijvoorbeeld extra eisen aan de streams. Online veiligheid, maar ook de snelheid van het internet zijn nu belangrijker dan ooit. Een inhouse AV-partner is dan echt een pre.’

‘Wennen, maar ook heel erg leuk’
‘Enorm wennen, maar óók heel erg leuk’, omschrijft Pepijn de organisatie van het digitale congres. Met 5 enorme flatscreens in de Athenezaal van Papendal zag het er allemaal supergoed uit. Een vergaderzaal is misschien praktisch, maar niet zo sexy’, lacht hij.

Het uiteindelijke programma was geen copy paste-verhaal: ‘Het oorspronkelijke programma één op één vertalen naar een digitale variant, dat werkt niet’, legt hij uit. ‘We hebben het programma dan ook – waar mogelijk - aangepast aan de mogelijkheden van een digitaal evenement.’ De aandachtspanne van mensen is online echt anders dan live, hoe heeft de organisatie daar rekening mee gehouden? ‘Hou het kort, was ons verzoek aan de sprekers’, vertelt Pepijn. ‘Kom meteen tot de kern. Bouw bovendien ruimte in voor interactiviteit. De deelnemers thuis, hadden de mogelijkheid om vanuit een Zoomroom in beeld te komen, vragen te stellen via een chatfunctie en waren zo betrokken bij het programma. Doordat gasten door de verschillende chatfuncties ook onderling konden praten, was er volop interactie mogelijk. Een groot succes: het congres werd door zelfs méér dan het reguliere aantal bezoekers bijgewoond!’

Glazen bol
‘Voorspellen wat 2021 ons gaat brengen voelt echt als in een glazen bol kijken’, zegt Pepijn. Wel heeft hij nog een tip voor locaties: ‘Ik denk dat locaties zichzelf aantrekkelijk maken voor opdrachtgevers door hun AV op orde te hebben en overzichtelijke all-in livestreampakketten aan te bieden. Ook nu is het dus belangrijk om goed na te denken over de locatie waar je mee gaat samenwerken. Of hybride de toekomst heeft? Pepijn: ‘Hybride is wat ons betreft geen ideale optie. Op die manier blijf je twee verschillende programma’s maken, waardoor je óf de doelgroep ter plekke, óf de doelgroep thuis nooit bedient. Kiezen dus, hoe moeilijk ook!’